El mundo evoluciona, la manera de suscribir compromisos también. La digitalización de todos los procesos es la norma en los tiempos actuales, y más aún en la industria fintech. Para nosotros la tecnología es el eje de nuestro funcionamiento, y día a día buscamos nuevas alternativas para hacer más cómodos, eficientes y ágiles los canales de interacción con nuestros clientes. Es por ello que hemos implementado la firma digital en Chile de documentos.
Desde enero de 2022, ya no tienes que venir hasta la oficina a firmar los documentos de tu crédito. ¡Todo es digital! y lo puedes hacer desde la comodidad de tu casa, oficina o donde sea que te encuentres.
Nuestra Head of Credit para Chile, Paula Moreno, jugó un rol fundamental en la implementación de la firma digital y ahora con mucho éxito dirige su ejecución, monitoreando día a día la receptividad de los usuarios y tomando nota de cada etapa del proceso a fin de encontrar nuevas oportunidades de mejora. En entrevista con Blog Galgo nos cuenta cómo esta innovación ha impactado positivamente en la experiencia del cliente.
Grandes ventajas para nuestros clientes
“Hay enormes ventajas en la digitalización del proceso de firma, y quizás la más llamativa de ellas tiene que ver con el ahorro de tiempo. Pero existen muchas otras, que van desde el incremento en los niveles de exactitud de los datos (que aumenta la eficiencia y la seguridad de las transacciones), hasta contribuir con el medio ambiente gracias a la drástica reducción del uso de papel y tintas” destaca Paula. ¡Vamos a conocer más!
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¿Cómo era el proceso antes de la firma digital?
Anteriormente el cliente debía agendarse, venir hasta la oficina y, de ser el caso, traer también a la persona que fungirá como aval. Esto generaba por un lado la incomodidad al cliente de tener que pedir permiso en su trabajo para venir a firmar en horario de oficina, y por otro lado nosotros teníamos que imprimir una enorme cantidad de documentos, consumir muchísimo papel y disponer de grandes espacios para almacenarlos.
La firma digital es una solución tecnológica para todos estos inconvenientes. porque el cliente desde cualquier lugar puede realizarla con su Clave Única del Estado (que poseen todos los chilenos y extranjeros residentes en Chile siempre que tengan RUT); y todos los documentos son digitales, solo se imprime lo estrictamente necesario para la notaría.
¿Cuáles son los documentos que se procesan de manera 100% digital y cuáles siguen necesitando impresión?
Todos los documentos que hacen parte del contrato simple, como por ejemplo la Declaración PEP (Personas Expuestas Políticamente), el Seguro de Desgravamen, la Instrucción de Pago, la cotización, el Cuadro Resumen del crédito, entre otros inherentes al crédito. La prenda, las limitaciones y el pagaré son los únicos que imprimen para otorgarlos ante notario.
¿Qué ocurre con los documentos del vehículo?
En cuanto a los documentos del vehículo, no se requiere que el cliente firme nada. Con la documentación que nosotros tenemos del crédito generamos la factura del auto o la moto, y automáticamente se genera el envío al Registro Civil de la primera inscripción. Aquí hay que recordar que desde febrero de 2023 está vigente la Ley Patente Cero Días, que obliga a que los vehículos circulen con su placa patente única instalada desde el primer día en que salen a la calle.
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Los documentos del vehículo (SOAP, homologado, permiso de circulación e impuesto verde en el caso de los autos), se envían de manera digital 96 horas hábiles después de la entrega del vehículo.
¿Cuáles son las principales ventajas de la firma digital?
La primera ventaja que nota el cliente es que en un plazo de uno a tres días hábiles tendrá en su correo electrónico todos los documentos de la operación debidamente firmados por las partes involucradas, incluso los protocolizados ante notario. Los clientes que hemos entrevistado valoran mucho esto.
Como dato relevante, esto disminuyó drásticamente la cantidad de tickets que recibe nuestro Servicio de Atención al Cliente (SAC), por cuanto tener todo el set de documentos en su bandeja de correo electrónico le permite autogestionarse y revisarlos cuantas veces sea necesario.
Pero antes, hay un detalle que tal vez parezca pequeño pero es muy importante: se acabó la presión de saber que hay gente detrás de tí esperando. Estás en tu casa, con tu computador o celular, y puedes tomarte el tiempo que quieras para realizar tu firma. Había toda una logística de por medio que con la firma digital se eliminó.
Por nuestra parte ganamos tiempo, porque cada firma presencial en oficina se demoraba en promedio 30 minutos. Ahora podemos dedicar todo ese tiempo para agilizar aún más nuestros procesos, resolver más problemas y generar más innovaciones para ofrecer un mejor servicio.
Y como somos Empresa B y tenemos un compromiso ineludible con la sustentabilidad, para nosotros es muy importante la reducción de uso de papel. Cada firma física suponía ocupar por lo menos 25 hojas de papel tamaño carta, y eso en el mejor de los casos, porque cuando había errores o equivocaciones en la firma teníamos que repetir las impresiones.
Si multiplicamos esas 25 hojas por el número de operaciones que procesamos en un año, la reducción de papel es considerable. Eso es un impacto positivo a nivel de la conciencia social y ecológica que todas las empresas deberíamos promover.
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Ahora hablemos del proceso como tal. ¿Cuál es el paso a paso entre la aprobación del crédito y la firma?
Internamente verificamos que toda la información sobre los gastos a financiar estén correctos y correspondan a la operación. En este paso se generan todos los documentos a firmar y nuestro trabajo es velar por la pertinencia y corrección de todos los datos reflejados en ellos.
Una vez que nos aseguramos de que todo está OK, la operación se ejecuta en nuestros sistemas y ya se puede firmar. Automáticamente le llega al cliente un correo electrónico con los documentos, y la notificación para que proceda a realizar la firma.
Cabe resaltar que es un solo mensaje para el titular con todo su set de documentos y un solo mensaje para el aval, de ser el caso. De hecho, uno de los principales aspectos de la propuesta de valor de esta solución tecnológica es consolidar todo en un solo correo, porque así simplificamos el proceso y minimizamos la posibilidad de errores o confusiones.
La empresa proveedora de la firma digital en Chile es GoFirmex.
¿Qué proporción de nuestras firmas están saliendo de manera digital?
Hoy día, y a poco menos de un mes de su implementación, más de un 90% de nuestras operaciones crediticias de moto se están firmando de manera digital y remota. Y esperamos que en los próximos días este porcentaje se acerque al 100%.
¡Felicidades Team IT y Operaciones!
¡Son unos secos! En Blog Galgo reconocemos su esfuerzo y el de todos los involucrados en la implementación de la firma digital de documentos.
Queremos finalizar agradeciendo a Paula Moreno por compartir con nosotros su experiencia y los detalles de esta nueva herramienta, que permite agilizar un proceso tan fundamental para nuestras operaciones. Estamos seguros de que en el futuro nos sorprenderán con más innovaciones para seguir mejorando la experiencia del cliente.
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